Aanname reparatie

Zorg bij het aannemen van de reparatie voor een goede klachtomschrijving.

Noteer tevens het serienummer met een korte omschrijving van het produkt.

Stel een reeel bedrag vast waarboven de klant gebeld moet worden en vul dit in onder “max. kosten”.

Geef de klant een door jouw getekende kopie van de reparatiebon mee als bewijs van inleveren van het produkt

Behandeling reparatie

Noteer de handelingen die je hebt uitgevoerd in het logboek. De klant belt altijd als je er net even niet bent en dan kan je collega toch iets vertellen.. Als er onderdelen echt defect zijn dan moeten ze in de RMA-procedure met duidelijke en reproduceerbare klachtomschrijving

Afhalen reparatie door klant

 Maak altijd een factuur voor de klant, eventueel met bedrag 0,- als het onder garantie was.

Vergeet een eventuele serienummerregistratie niet.

Als er onderdelen omgeruild worden: boek het in te leveren artikel op serienummer in, zet aantal op -1. Boek het mee te geven vervangende artikel op serienummer uit en zet het aantal op +1. De klant ontvangt nu een factuur voor nul euro, met twee serienummers (oude artikel op -1, nieuwe artikel op +1).

Omruil na RMA: scan serienummer in in de bestelling die bij de reparatie hoort, gebruik hiervoor de regel met aantal +1. Ook dit leidt dus tot een -1/+1-factuur met een waarde van 0 euro. Als het product gecrediteerd is dan wordt de +1 regel aangepast naar aantal 0 en krijgt de klant automatisch een creditfactuur. Wordt het product omgeruild voor een ander vervangend artikel dan pas je de oorspronkelijke +1 regel aan naar aantal=0 en voegt een regel toe met het nieuwe APN. Het systeem rekent het bij te betalen of terug te ontvangen bedrag aan. Moet het zonder bijbetalen pas dan de prijs van het nieuwe APN aan. (zie ook afmelden RMA)

Laat de klant op onze eigen kopie factuur tekenen voor retour-ontvangst van zijn produkt.

Berg de factuur op in de map.