Begin december
Controleer of er nog zaken zijn die opgelost moeten worden voor het einde van het jaar, zoals naleveringen die reeds gefactureerd zijn, vooruitbetalingen ed. Al het handwerk dat voorkomen kan worden is fijn. Hiervoor zijn verschillende lijsten in de map webrootafsluiting, in zowel *.csv als *.htm formaat. Zie ook de informatie over “structuur in uw bedrijf via ANB5”

Maak ook nu alle afschrijvingen en andere jaarboekingen af. Nabetalingen uit kas van facturen uit een vorig jaar passen de crediteurenstand niet aan (betaling is immers in huidige jaar), waardoor dubbel-registraties voor afschrijving en de bijbehorende balanswaarde fout in de crediteurenstand belanden (afschrijving wordt openstaand=crediteur, balansactivatie niet)

Oud en nieuw

• Maak een voorraadinventarisatie. Dit hoeft niet als gedurende het jaar alle artikelen een keer geïnventariseerd zijn
  Open ANB5Admin (gele pakket) op het laatste tabblad `inventarisatie`
  Rekening houden met inkoop sinds datum, zorgt ervoor dat recent ingekochte produkten ook op de tellijst verschijnen zodat meer voorraadverschillen gevonden worden
  Maak eerst de lijst en exporteer deze daarna (naar de lokale map waarin ANB5Admin draait). Het is een puntkomma-gescheiden bestand dat in bv Excel geprint kan worden
  Tel de complete inhoud van alle magazijnruimte en vergeet ook de reeds klaarstaande klanten-bestellingen niet
  Met telling invoeren kan voor alle produkten de voorraad aangepast worden aan de werkelijke waarde
• Zorg dat alle inkoopfacturen, kostenbonnen en bankafschriften verwerkt zijn. Bedenk dat betalingen op een niet-ingevulde inkoopfactuur (bedrag=-1) leiden tot gaten in de jaarrekening!
• Tel de kas
• Draai ANB5Util om de laatste mutaties te verwerken. NB dit moet op 31 december vlak voordat je naar huis gaat!
• Kopieer de zipfiles CID0.zip en CID0html.zip uit de map webrootafsluiting naar een aparte plek om te bewaren voor de jaarafsluiting, bv in de map jaartal1231
• uit de php-pagina`s kan de jaarrekening van dit moment worden opgevraagd. Wellicht is het handig om deze in dezelfde map als html-file op te slaan, voor een handig overzicht later
• eventueel op 1 of 2 januari bankafschrift bijwerken en nogmaals ANB5util draaien en de afsluiting- zipjes bewaren om het correcte 31-12 banksaldo te bewaren, bv in de map jaartal0101
• bewaar verder voor de boekhouder roosters, vrije dagen etc
• dit is ook een goed moment om een database-dump te maken, op cd te branden en deze backup op een andere locatie te bewaren

Informatie voor de boekhouder in de map afsluiting. Veel bestanden zijn er zowel in htm als in csv.
Uit de file afsluiting\jaartal\jaarrekvandaag.htm en jaarrekeind.htm komen kas- en banksaldi, de totaalstand van kruisposten (o.a. pinautomaat), crediteuren, debiteuren, kasverschillen en onbekende bankbetalingen. Bovendien zijn er in de map afsluiting zelf ook jaartotalen van inkoop, verkoop en kosten.

Hoe de totalen tot stand gekomen zijn staat in de aparte bestanden

Gedetailleerde verkoop- en inkoopcijfers staan in het bestand KETEN+filiaalnummer+jaartal.csv per jaar, week, maand en kwartaal uitgesplitst

Alle kostenboekingen van dit jaar staan samen in het bestand kosten.htm. De totalen per kostensoort staan in kostenlijst.htm.

De huidige voorraadwaarde staat uitgewerkt in het bestand vrdvandaag.htm.

Later dienen (helaas handmatig) nog toegevoegd te worden de kosten uit dit jaar die in het volgende jaar geboekt zijn. Deze overloopposten staan in het bestand afsluiting\jaartal+1\vorigjaar.htm, dat bijvoorbeeld na een maand erbij gekopieerd kan worden. In het bestand afsluiting\jaartal\vorigjaar.htm staan de kostenposten die in dit jaar geboekt zijn maar op het vorige boekjaar betrekking hebben.

De boekhouder zal vragen naar de volgende getallen (meeste staan in balansen\balans20091231.htm of afsluiting\jaartal\balans.csv):
kassaldo 1 jan, 31 dec => mutatie
banksaldi 1 jan, 31 dec => mutatie
girosaldi 1 jan, 31 dec => mutatie
kruisposten: `bij bank`, `van bank` => `netto`
crediteuren 1 jan, 31 dec => mutatie
debiteuren 1 jan, 31 dec => mutatie
verkoop, inkoop, kosten exclusief BTW
kasverschillen
onbekende bankbetalingen=bankline8
interne doorboekingen tussen rekeningen=bankline11
beginstand leningen en aflossingen daarop
voorraadwaarde 1 jan, 31 dec => mutatie
kosten uit dit jaar die in het volgende jaar geboekt zijn
Daarnaast kan gedacht worden aan: prive-kilometers in bedrijfsvoertuigen, betaalde voorschotten, leveringsverplichtingen (vooruitbetalingen van klanten), alle andere speciale financiele constructies