Map met financiele cijfers

In de map afsluiting (te vinden via ANB5Config-ANBUtil-Website-webrootlocal of afsluitpad) zijn alle financiele cijfers bij elkaar te vinden. Ook staan hier een aantal lijstjes met controlepunten.
Sommige dingen zijn dynamisch, deze staan in de hoofdmap afsluiting, andere zaken zijn meer statisch en bevinden zich in de submap balansen of in de submap van het bijbehorende jaartal.
Van vrijwel alle bestanden is een html-versie om gemakkelijk in te kunnen kijken en een csv-versie voor bewerking in een spreadsheet zoals Excel. De informatie is grotendeels hetzelfde.

Afsluiting
Overzicht verkoop, inkoop, kosten: in een bestand bij elkaar per jaar, kwartaal en per week
bankref-1: Deze mutaties zijn geregistreerd op een niet-bestaand verkoop- inkoop- of kostennummer, waardoor de bijbehorende factuur open blijft staan. Dit zou niet mogen voorkomen, gebeurd het toch dat hier mutaties in staan neem dan contact op met ANB5 / ASCI.
Schoon de debiteuren en crediteuren op (zie onder ANB5Admin). In deze bestanden staat per debiteur/crediteur gespecificeerd hoeveel op welke factuur nog open staat. Ook staat er bij of het een vooruitbetaling betreft.
inkoop-1: inkoopfacturen met een bedrag van -1 zijn orders waarvan wel de goederen zijn ingeboekt maar waar geen factuur bij is ontvangen. De waarde van deze inkoopfacturen wordt als schatting toegevoegd aan de jaarcijfers, maar de daadwerkelijke factuur kan natuurlijk afwijken van deze schatting. (zie ook onder ANB5Admin)
kruispost: zie onder ANB5Admin
pb-fact: Dit zijn pakbonnen zonder factuur. Dus de goederen zijn wel geleverd en afgeboekt op de voorraad maar niet gefactureerd. Ga naar ANB5Fact, zoek de klant op. Op het tabblad pakbon kan met de checkbox de lijst ongefactureerde pakbonnen worden opgevraagd waarna deze alsnog gefactureerd kunnen worden. Let erop dat er eventueel een correctiefactuur nodig is voor voorraad of kas als er intussen bijvoorbeeld een kasverschil is doorgeboekt of een voorraadinventarisatie is gedaan.
vooruit: controleer of deze vooruitbetalingen niet intussen geleverd (verkoop) of binnengekregen (inkoop) zijn. In dat geval moet namelijk de vooruitbetaling omgeboekt worden naar de daadwerkelijke factuur.
vrdvandaag: De lijst met de huidge voorraad en de bijbehorende boekwaarde. Artikelen met een voorraadaantal kleiner dan nul zijn verdacht: is er echt iets gefactureerd dat nog niet binnen was? Dan is het eigenlijk een vorm van vooruitbetaling. Zo nee dan moet er een voorraadcontrole / inventarisatie gedaan worden voor dit produkt. Ook verdacht zijn artikelen met een negatieve prijs of een prijs >100.000 euro. Meestal is er dan op de een of andere manier geen geldige inkoopprijs bekend. De laatste inkoopprijs kan worden nagekeken via de php-pagina produktinformatie-apntrace inkoop. Als er inderdaad een foute of geen inkoopprijs is, dan kan die alsnog aan het systeem worden toegevoegd: Zet van het produkt het aantal=0 voor een reele prijs in order bij de juiste leverancier. Boek vervolgens ook het aantal=0 in via goederenontvangst. Daarna moet nog in ANB5Admin-inkoopfacturen het inkoopfactuurbedrag op 0 gezet worden, er gaat namelijk geen inkoopfactuur komen bij deze prijsvaststelling.

in de submap van dit jaar staan nog
bankskip: Overgeslagen bankmutaties moeten verwerkt worden. Deze zijn wel meegenomen in het banksaldo maar de mutatie staat nergens geregistreerd en zal anders later handmatig aan de jaarafsluiting moeten worden toegevoegd. Intussen zijn de jaarcijfers niet betrouwbaar omdat er geen idee is waar de overgeslagen bankmutaties bij meegerekend zouden moeten worden.

bankintern: doorboekingen tussen rekeningen die allemaal van het bedrijf zijn. Dit moet in totaal 0 zijn: wat van de ene rekening verdwijnt wordt op de andere bijgeboekt.
bankonbekend: dit zijn afgeboekte bedragen, vergelijkbaar met een kasverschil. Deze lijst wordt ook gebruikt om een overzicht te maken van alle boekingen die betrekking hebben op een andere (eerdere) administratie. Dit saldo hoort ook klein te zijn, een bankverchil moet als kosten afgeboekt worden, net als een kasverschil.
kasverschil: alle doorgeboekte kasverschillen. Het saldo moet bij de bedrijfskosten opgeteld worden. Deze lijst kan ook helpen om eventuele missende betaalregistraties op te sporen.
Kosten specificaties: het overzicht per kostengroep in de kostenlijst, alle kosten in een bestand bij elkaar, kosten die betrekking hebben op vorig jaar en kosten voor beheer-eenheden
Jaarrekening-informatie: zowel de openingsbalans, de laatste normale balans als de eindbalans worden in aparte html-bestanden weggeschreven. Tevens is er een html-bestand met daarin een logfile van alle wijzigingen die er na 31 december nog gedaan zijn in inkoop- en kostenboekhouding.