Vanuit ANB5Fact kan met rechtsklikken gekozen worden voor printen naar email. Dan opent een nieuw scherm waaruit de email verstuurd kan worden.

Afhankelijk van waaruit je kiest voor emailen wordt alvast het juiste emailadres gekozen (Inkoop (Logistiek), Administratie of Technische Dienst) en de standaard-email voor dit onderwerp opgehaald uit ANB5Config – Standaardteksten – Algemeen. Hierin zit een onderwerpregel, lege regel en dan de inhoud van de email. Ook wordt alvast het document als bijlage toegevoegd, eventueel voorzien van de algemene voorwaarden en standaard-bijlagen.

Er is de mogelijkheid om per standaardsoort meerdere voorbeeld-emails op te geven door in ANB5Config extra waarden toe te voegen. Die moeten dan beginnen met de standaardnaam maar zijn langer, bijvoorbeeld StdmailFactuurSoftware kan de aangepaste email zijn voor een aangevraagde softwarelicentie. Standaard is er al de mogelijkheid om overzichten te sturen van backorders, openstaande reparaties en facturen of alle facturen uit een bepaald jaar (StdmailBestellingBackorders, StdmailFactuurOpenstaandlijst, StdmailReparatiesBacklog, StdmailFactuurJaaroverzicht). ANB5 voegt zelf aan de mailinhoud “br/” toe voor elke nieuwe regel en zet er buitenom de alineacodering “p” en “/p”. Overige opmaakcodes kunnen in html toegevoegd worden.

Contactpersonen: Inkoop krijgt offertes, bestellingen en pakbonnen; Administratie krijgt facturen; Technische Dienst krijgt reparaties en een kopie factuur van een reparatie-afhandeling. Logistiek ontvangt een CC van een pakbon/verzendbevestiging-email.

Standaardteksten: StdMailOfferte, StdmailBestelling, StdmailPakbon, StdmailFactuur, StdMailReparatie, StdmailTrackAndTrace, StdmailBestellingBackorders, StdmailFactuurOpenstaandlijst, StdmailReparatiesBacklog, StdmailFactuurJaaroverzicht, StdmailRMAaanvraagOK, StdmailRMAgeweigerd
Dynamische velden in standaardteksten:
[*jaar*] ingevulde jaartal
[*klantnr*] van de te mailen klant
[*klantaanhef*] dhr voornaam voorvoegsel achternaam / mevr voornaam voorvoegsel achternaam / lezer (achternaam)
[*bedrijfsnaam*] ANB5Config – ANB5Fact – Algemeen – mailerafzendernaam of als die er niet is de achternaam van het eigen klantnummer
[*medewerker*] voornaam voorvoegsel achternaam van de ingelogde medewerker of de filiaalnaam als ANB5Mailer verstuurd
[*referentienummer*] ANB5 documentnummer, bijv bestelnummer of factuurnummer
[*klantorderref*] bij bestelling,pakbon en factuur de klantorderreferentie(s)
[*details*] in de overzichten het blokje met de lijst documenten met datum
[*merk*] [*vendorpartnr*] [*apn*] [*factuurnr*] [*klacht*] [*serienummer*] [*redengeweigerd*] voor RMAaanvragen de door de klant opgegeven informatie
[*verzendcode*] [*trackandtrace*] plek van track & trace informatie

Standaardbijlagen:
*ANBFact – briefpapier – leveringsvoorwaarden bevat het pad naar de algemene voorwaarden die toegevoegd worden aan een offerte en bestelling als dit ingevuld is
*Documenten uit de map basispad\klanten\ANB5Mailbijlagen bij alle email
-basispad\klanten\ANB5Mailbijlagen\offerte bij offertes
-basispad\klanten\ANB5Mailbijlagen\bestelling bij bestellingen
-basispad\klanten\ANB5Mailbijlagen\pakbon bij pakbonnen
-basispad\klanten\ANB5Mailbijlagen\factuur bij facturen
-basispad\klanten\ANB5Mailbijlagen\reparatie bij reparaties
Hiermee kan een soort van in-box-advertisement gedaan worden, maar ook je eigen logo zo meegestuurd worden met de email in plaats van te verwijzen naar een website-plaatje.