Soms worden klanten per ongeluk dubbel aangemaakt. In veel gevallen is dit niet meer ongedaan te maken, omdat er aan beide klantnummers al offertes, bestellingen of facturen hangen. Die historie kan niet meer samen gevoegd worden (er zijn al kopieën van bij de klant, in de dagafsluiting, bij andere vestigingen etc) en ze mag natuurlijk ook nooit per ongeluk opduiken bij een andere klant (in geval van hergebruik van het klantnummer).

Voorkomen is beter dan genezen! Maak afspraken over het opzoeken van een klant: (stuk van ) de achternaam met extra de postcodecijfers bijvoorbeeld. Kies iets waar niet zo veel spelfouten mee mogelijk zijn.

Is het toch gebeurd dan kan 1 van de 2 klantnummers op status=inactief gezet worden. Dat deel historie is dan wel vele moeilijker terug te vinden. Anders zou de achternaam van 1 van de 2 kunnen worden aangevuld met NIET GEBRUIKEN of zoiets, maar dat staat natuurlijk wel heel lelijk.

In bijzondere gevallen wordt het ontdekt terwijl niet allebei de klantnummers gebruikt zijn. Controleer dan echt héél grondig of er niet toch logboeken, klantopmerkingen, offertes, bestellingen, facturen, reparaties of andere dingen aan hangen. Is dat echt niet het geval en is de klant helemaal schoon, dan kan zo’n klantnummer vrijgegeven worden voor hergebruik: wijzig achternaam naar New_Cust en zet de overige velden op “.”.