Het invullen van uitgaven (kostenbonnetjes) bepaald hoe ze uiteindelijk in de jaarrekening verwerkt zullen worden. Om te zorgen dat dat goed gaat is het belangrijk om ze in 1x goed in te vullen. Anders blijft er bij het maken van de jaarrekening veel extra werk over.

Uitgaven voor andere fiscaal-juridische entiteiten horen niet de boekhouding thuis. Deze hebben een eigen administratie en bankrekening! Denk hierbij aan houdstermaatschappijen / dochterondernemingen. Prive-uitgaven in een eenmanszaak moeten duidelijk herkenbaar geregistreerd worden, dus niet in een mix van allerlei kleine bonnetjes (bijvoorbeeld in een maandelijkse post “prive-opname”). In een BV horen geen prive-opnamen.

“Gewone” uitgaven: zorg ervoor dat ze in de juiste groep komen en dat er een omschrijving bij staat die duidelijk maakt waarvoor de uitgaven zijn gedaan. Dit moet ook een jaar later voor een andere persoon begrijpbaar zijn (de boekhouder / de belastingdienst).

• Balansposten hebben meestal geen BTW: leningen bijvoorbeeld
• Sommige uitgaven hebben lage BTW, bijvoorbeeld levensmiddelen of de trein
• Sommige uitgaven hebben geen BTW, bijvoorbeeld rente,verzekeringen, lonen, bedrijfsvereniging, prive-opnamen

Belastingen: Geef bij factuurreferentie het aangiftenummer op, bij orderreferentie kan het betaalkenmerk (dat vul je ook bij de bank in bij de betaling). Vul bij omschrijving ALTIJD het jaartal in waar de betaling betrekking op heeft. Geef ook aan voor welke maand, kwartaal of jaar het is en vermeld duidelijk welke soort belasting het is.

• Loonbelasting: omschrijving “loonheffing maand jaartal “. Deze zijn altijd zonder BTW (BTW=0 / ex BTW=inc BTW)
• Afdracht BTW: omschrijving “btw periode jaartal ” of “btw suppletie jaartal”. Deze moet altijd in de subgroep “Afdracht BTW” zitten voor een correcte verwerking in de jaarcijfers. Deze is altijd uitsluitend BTW (ex BTW=0 / BTW=inc BTW)
• Vennootschapsbelasting: omschrijving “vennootschap jaartal “. Deze moet altijd in de subgroep “Vennoot…” zitten voor een correcte verwerking in de jaarcijfers. Deze zijn altijd zonder BTW (BTW=0 / ex BTW=inc BTW)

Als er rente betaald moet worden of ontvangen wordt, dan moet daar een apart kostenbonnetje voor gemaakt worden. Dit is dan namelijk “Rente belastingdienst” en geen afdracht aan de belastingdienst. Een enkele betaling heeft dan dus betrekking op 2 kostenbonnetjes.

Bijzondere boekingen

• Investeringen en afschrijvingen, zie hiervoor documentatie Investeringen en  documentatie Afschrijven
• Bijtellingen auto, zie hiervoor documentatie Bijtelling autokosten
• Loonkosten Boeken van loonkosten