Vestigingen – hoe komen spullen bij een filiaal

Bij een keten met meerdere vestigingen is filiaalnummer 0 het centrale magazijn. Daar komen goederen binnen, die daarna verdeeld worden naar de vestigingen. Maar omdat vestigingen autonome eenheden zijn, mag het centraal magazijn niet zomaar spullen opsturen naar een filiaal. Alle goederentransport wordt gestart vanuit de vestiging!

In het volgende wordt uitgegaan van een keten met alle vestigingen op dezelfde SQL-server. Is dat niet het geval dan zal ANB5Mailbot de order- en factuurinformatie uitwisselen via een webserver. Dat heeft wel enige vertraging, afhankelijk van het communicatie-interval van ANB5Mailbot. Met een gedeelde server is de uitwisseling real-time!

Order van vestiging = bestelling in centraal magazijn

In de vestiging begint het met een inkoop bij leveranciernummer=0, het centrale magazijn van de keten. Als een order klaar is wordt deze afgesloten en vanuit het tabblad goederenontvangst wordt de order met rechtsklikken “verstuurd naar leverancier”. Op dat moment wordt de order van de vestiging gekoppeld aan de bijbehorende bestelling van klant = vestiging. Het filiaal-ordernummer is de klantorderreferentie bij de bestelling in het centrale magazijn. Het is voor ANB5 geen enkel probleem om grotere aantallen orders met beperkte aantallen producten per order te verwerken.

Uitleveren

In het centrale magazijn wordt kort voor verzending / afhaling door de vestiging de levering klaar gezet. Dit begint vanuit ANB5Fact door op het tabblad bestelling met rechtsklikken te kiezen voor “uitleveren – allemaal”. Dit maakt een lijst met alle voor deze vestiging beschikbare producten. Hierbij worden alle backorders gecombineerd, voor zover dit geen reparaties, doorbestellingen of bestellingen met een leverdatum in de toekomst betreft. De producten worden gesorteerd op magazijnlocatie, als die er niet is op categorie – subcategorie – omschrijving.
Het verzamelen kan met de ANB5Magazijn-app of met het blauwe pakket. De gevonden producten worden gescand, afhankelijk van het soort product moet het serienummer of de EAN gescand worden. ANB5 checkt deze vervolgens tegen de bestelde aantallen van het betreffende product. Zo wordt direct gecontroleerd dat de juiste goederen in de juiste aantallen uitgeleverd worden.
Tot slot worden de gescande producten gefactureerd.

Inboeken in de vestiging

Bij aankomst in de vestiging wordt de inhoud van de zending vergeleken met de paklijst. Daarna kan op het tabblad goederenontvangst gekozen worden voor “bulkinboeken”. Die knop zorgt er voor dat alle recente facturen van het centrale magazijn verwerkt worden: via de klantorderreferentie worden de geleverde producten gekoppeld aan de juiste bestelling, de goederen worden ingeboekt bij inkoop, opgeboekt bij de voorraad en de crediteurenposten worden bijgewerkt. In de vestiging is dus helemaal geen administratie meer nodig.

Aandachtspunt

Als het centraal magazijn zomaar spullen stuurt, of afwijkende aantallen, dan is er geen koppeling met een order. Dit leidt direct tot problemen en veel handwerk. Daarom start de uitwisseling van spullen ALTIJD in de vestiging, ook bij een retourzending!
Worden in sommige gevallen goederen van de leverancier rechtstreeks naar de vestiging gestuurd dan levert deze uitzondering een extra stap op: de vestiging moet de levering en de geleverde serienummers melden bij het centrale magazijn. Die boeken ze bij hen op voorraad en daarna kan de vestiging deze volgens het normale werkproces inkopen. In de administratie blijft zo de logische keten bestaan: leverancier -> centraal magazijn -> vestiging. Alle andere werkwijzen leiden tot ondoorzichtige registraties waarbij de voorraden en boekstukken vroeg of laat uit sync zullen raken.