Wanneer mensen een ERP-systeem overwegen of beter leren kennen, is het verleidelijk om vooral naar functies en knoppen te kijken.

Waar voer ik deze factuur in?
Hoe verwerk ik deze betaling?
Waar kan ik deze kosten boeken?

Logische vragen. Maar er is een belangrijkere vraag die vaak meer oplevert:

Waar hoort deze handeling thuis binnen het bedrijfsproces?

Dat verschil lijkt klein, maar heeft grote gevolgen voor de kwaliteit van uw administratie én voor wat u later met die informatie kunt doen.

Neem bijvoorbeeld de inkoop van handelsvoorraad. U kunt een inkoopfactuur misschien rechtstreeks als kosten verwerken. Boekhoudkundig is er dan iets functioneels geregistreerd, maar voor de rest van de organisatie ontbreekt een belangrijk deel van het verhaal.

Een inkoop heeft immers ook invloed op voorraad, inkoopprijzen, marges, leverbaarheid en uiteindelijk de verkoop. Door de inkoop via het juiste proces te verwerken, wordt die informatie automatisch onderdeel van het grotere geheel.

Hetzelfde geldt voor een vooruitbetaling van een klant. Wanneer die betaling direct aan de juiste order wordt gekoppeld, is meteen duidelijk waar het bedrag bij hoort. Gebeurt dat niet, dan moet iemand later alsnog gaan uitzoeken welke betaling, bestelling en factuur bij elkaar horen.

Dat principe gaat verder dan alleen orders en betalingen. Ook de manier waarop u leveranciers, projecten en omschrijvingen vastlegt, bepaalt hoeveel waarde de informatie later heeft.

Neem een leverancier die de ene keer onder de volledige bedrijfsnaam wordt ingevoerd, de volgende keer als afkorting en daarna met een net iets andere schrijfwijze. Voor een medewerker is misschien nog wel duidelijk dat het om hetzelfde bedrijf gaat. Voor rapportages, automatisering en verdere verwerking kunnen het ineens drie verschillende registraties zijn.

Hetzelfde gebeurt wanneer kosten voor één project de ene keer onder de projectnaam worden geboekt, de volgende keer onder een locatie en daarna zonder herkenbare referentie. De informatie is er wel, maar u kunt haar niet meer eenvoudig bij elkaar brengen.

Daarom is eenduidigheid echt een voorwaarde voor automatisering.

Hoe consequenter informatie wordt vastgelegd, hoe minder interpretatie later nodig is. Rapportages worden betrouwbaarder, processen zijn makkelijker te automatiseren en collega’s hoeven minder vaak te reconstrueren wat iemand eerder heeft bedoeld.

Een goed ERP-systeem helpt daarbij, bijvoorbeeld door processen met elkaar te verbinden en informatie opnieuw te gebruiken. Maar het systeem kan alleen verder werken met wat er aan de voorkant goed wordt vastgelegd.

Het doel is dus niet om zoveel mogelijk informatie in het systeem te zetten.

Het doel is om informatie één keer, op de juiste plaats en op een eenduidige manier vast te leggen.

Kijk eens naar uw eigen werkdag

Een interessante vraag is daarom niet alleen:

Kan ons ERP dit?

Maar ook:

Werken wij zo dat ons ERP ons daadwerkelijk kan helpen?

Kan iemand die niet bij de oorspronkelijke handeling betrokken was, direct zien wat er is gebeurd en waarom? Als dat lukt, wordt administratie of orderverwerking iets anders dan registreren wat er al is gebeurd. U legt onderweg de basis voor wat daarna vanzelf goed kan gaan.

Een ERP goed gebruiken betekent dus niet per se dat u meer informatie vastlegt en 100 nieuwe functies gaat gebruiken. Het betekent dat u uw bedrijfsinformatie handig leert te parkeren, zodat het u en uw collegas minder tijd kost en geen frustraties oplevert.

• Kan ANB5 u helpen met optimalisatie? Ontdek onze werkwijze