Vanaf 1 juli 2030 veranderen de regels voor grensoverschrijdende B2B-transacties binnen de Europese Unie. Gestructureerde e-facturen en digitale rapportage op transactieniveau worden dan de norm.

Dat klinkt misschien als iets voor later. Toch is de belangrijkste vraag nu al relevant:

Hoe betrouwbaar stroomt informatie door uw bedrijf?

Een pdf is straks niet genoeg

De meeste facturen bevatten nu al een klantnaam, btw-nummer, bedragen en factuurregels. Het verschil zit daarom niet zozeer in de informatie zelf, maar in de manier waarop deze wordt vastgelegd.

Bij een gestructureerde e-factuur staat ieder gegeven in een vooraf gedefinieerd, machineleesbaar veld. Software kan daardoor automatisch herkennen:

• wie de leverancier en afnemer zijn;
• welk btw-nummer en tarief van toepassing zijn;
• welke goederen of diensten zijn geleverd;
• en bij welke oorspronkelijke factuur een correctie hoort.

Een pdf kan er perfect uitzien, maar moet vaak nog door een mens of herkenningssoftware worden geïnterpreteerd. Een gestructureerde e-factuur kan direct worden gecontroleerd, verwerkt en gerapporteerd.

Een correcte factuur begint veel eerder

Een factuur is het eindresultaat van een heel bedrijfsproces.

Daarvóór zijn klantgegevens vastgelegd, artikelen besteld, prijzen toegepast, goederen gereserveerd en leveringen verwerkt. Wanneer die informatie verspreid staat over verschillende programma’s, spreadsheets en mailboxen, kan onderweg gemakkelijk een verschil ontstaan.

Denk aan een oud afleveradres, een verkeerd btw-nummer, een handmatig aangepaste prijs of een factuur die niet helemaal overeenkomt met de daadwerkelijke levering.

ViDA gaat daarom niet alleen over het versturen van een nieuw soort factuurbestand. Het maakt vooral duidelijk hoe belangrijk het is dat de stappen vóór de factuur goed op elkaar aansluiten.

Gesloten processen binnen ANB5

ANB5 is opgezet als een gesloten bedrijfsinformatiesysteem. Verkoop, inkoop, voorraad, levering, facturatie en financiële administratie werken met dezelfde centrale gegevens.

Een bestelling loopt door naar de levering. De levering vormt de basis voor de factuur. Betalingen worden gekoppeld aan openstaande posten. Klopt iets niet, dan blijft het verschil zichtbaar totdat het is opgelost.

ANB5 ondersteunt daarbij onder andere:

• centrale klant-, adres- en artikelgegevens;
• controle van Europese btw-nummers via VIES;
• koppeling tussen inkooporders, goederenontvangsten en inkoopfacturen;
• verwerking van betalingen en openstaande posten;
• elektronische btw- en ICP-aangiften;
• digitale uitwisseling via EDI;
• en gegevenskoppelingen in formaten zoals XML en JSON.

Informatie hoeft hierdoor minder vaak opnieuw te worden ingevoerd of vanuit losse systemen bij elkaar te worden gezocht. Dat verkleint de kans op fouten en maakt transacties beter te herleiden.

De Europese en Nederlandse technische specificaties worden de komende jaren verder uitgewerkt. ANB5 volgt deze ontwikkelingen en bouwt daarop voort, terwijl de benodigde bedrijfsgegevens nu al binnen één samenhangend proces worden vastgelegd.

Niet wachten op 2030

Wie pas in 2030 naar zijn administratie kijkt, ziet ViDA vooral als een verplichte technische aanpassing.

Een gesloten administratie levert echter vandaag al voordeel op. Minder handmatige overdracht betekent minder fouten, minder uitzoekwerk en sneller inzicht in wat er binnen het bedrijf gebeurt.

Ook de Belastingdienst profiteert straks van gestructureerde gegevens. Doordat informatie van leverancier en afnemer sneller met elkaar kan worden vergeleken, worden verschillen eerder zichtbaar.

Softwareleveranciers zullen een belangrijk deel van de uiteindelijke technische aansluiting verzorgen. Maar de kwaliteit van de informatie blijft afhankelijk van wat er eerder in het bedrijfsproces is vastgelegd.

2030 is het moment waarop de regels veranderen. De winst van een gesloten administratie begint vandaag al.

• Bekijk of ANB5 u met uw administratie kan helpen