AI op de werkvloer: zijn er al afspraken gemaakt?

Mag uw medewerker een offerte met klantgegevens in ChatGPT plakken om de tekst te laten herschrijven? Nog niet lang bij stil gestaan? U bent niet de enige. Voor veel organisaties bestaat daar namelijk nog geen duidelijk antwoord op.

Uit onderzoek van ABN AMRO en marktonderzoeksbureau MWM2 onder 777 Nederlandse organisaties blijkt dat 78% van de onderzochte mkb-organisaties met een jaaromzet tot 25 miljoen euro AI in enige mate gebruikt. Slechts 9% heeft formeel beleid voor het gebruik van externe AI-oplossingen.

Bijna een derde maakt zich ondertussen zorgen dat medewerkers gevoelige informatie delen met AI-assistenten zoals ChatGPT, Claude of Gemini.

Welke informatie mag worden gedeeld?

AI wordt inmiddels regelmatig gebruikt om e-mails te schrijven, documenten samen te vatten, berekeningen te controleren en klantvragen te beantwoorden. De ingevoerde informatie kan daarbij klantgegevens, prijzen, offertes, contractafspraken of andere vertrouwelijke bedrijfsinformatie bevatten.

Wanneer duidelijke afspraken ontbreken, moet iedere medewerker zelf bepalen wat verstandig is. Een korte werkinstructie kan al veel onduidelijkheid voorkomen. Daarin kan bijvoorbeeld worden vastgelegd:

• welke AI-tools zakelijk mogen worden gebruikt;
• welke gegevens medewerkers wel en niet mogen invoeren;
• hoe wordt omgegaan met persoonsgegevens en vertrouwelijke informatie;
• wie verantwoordelijk blijft voor het controleren van de uitkomst;
• en bij wie medewerkers terechtkunnen wanneer zij twijfelen.

De afspraken moeten aansluiten bij de werkzaamheden en gegevens binnen de eigen organisatie. Daarbij blijft controle belangrijk: een professioneel klinkend AI-antwoord is niet automatisch juist of volledig.

Hoe gaat uw organisatie hiermee om?

AI is op veel werkplekken al onderdeel van de dagelijkse praktijk. De kans is aanzienlijk dat het aandeel van AI alleen nog maar zal groeien.
Een belangrijke vraag voor u als ondernemer wordt daarom:

Weten uw medewerkers welke bedrijfsinformatie zij met een AI-tool mogen delen?

ANB5 is in samenwerking met Warbout Distributie BV en Alfavito binnen een SNN MIT Haalbaarheidsonderzoek benieuwd hoe organisaties met AI en bedrijfsinformatie omgaan.

Deel uw ervaring via onze korte vragenlijst: